PDCAサイクルとは? 具体例で紹介!

仕事

こんにちはのーちです。以前のブログでPDCAサイクルで仕事をすることを紹介しましたが、今回はPDCAサイクル自体についてまとめました。

  • PDCAサイクルとは何かしりたい
  • PDCAサイクルの具体例がしりたい

こういった方向けの記事になります。

1.PDCAサイクルとは

PDCAサイクルは1950年代にエドワーズ・デミングによって提唱された、生産技術における品質改善手法の1つです。PLAN(計画)DO(実行)CHECK(評価)ACTION(改善)を1サイクルとして、これを繰り返していくことです。この4つの頭文字からPDCAサイクルと名づけられました。

はじまりはモノづくりの品質改善手法でしたが、その後多くの企業で業務の効率化などを目的に、仕事の進め方として導入されていきました。今ではPDCAサイクルの考え方は、製造業だけでなく、広く一般的になっています。

ちなみに私は自動車関係の会社で生産技術として働いていますが、PDCAサイクルは生産技術やモノづくりにおいて基本的な仕事の進め方だと感じています。もちろん製造業だけでなく、様々な業種や私生活にまで生かすことができる改善手法です!

つまりPDCAサイクルとはモノや仕事のクオリティと効率を改善することができる手法なのです。

2.PDCAサイクルの具体例

PDCAがどういったものなの分かったところで、具体例を考えてみたいと思います。今回はプレゼン資料の作成を考えてみましょう。

PLAN(計画)

まずは、1週間の計画を立てます。計画の立て方は人それぞれあると思いますが、PDCAサイクルでは後で評価をしますので、「いつまでに・なにを・どれくらい」するのかを具体的にしておきましょう。最終的な目的や数値目標などからブレイクダウンしていくと計画が立てやすいです。チームで取り組む場合には「誰が」の役割分担もしっかり決めておきましょう。

今回は以下の表のように計画を立てました。

7日めにプレゼンがあるので、5日目までに資料をつくり終えて、前日はしっかりと練習と確認ができるようにしました。そうすると更にその前日には必要なデータなどをまとめておく必要がありますね。この様に最後から逆算していくと計画しやすいでしょう。

DO(実行)

計画に沿って自分に与えられた役割を実行しましょう。実際に実行してみると人によってこなせるタスク量や得意分野が違うので、計画どおりに行かないことや逆に計画よりも大幅に進むこともあります。何にどれくらいの時間がかかったかや何につまずいたかなどを記録しておくと、後で評価しやすかったりフィードバックを得やすのでおすすめです。

CHECK(評価)

1日の終わりに作業の進捗やクオリティが、計画に対してどうであるか評価します。計画に対して何%達成できているか、何時間遅れているか、何人足りていないかなど具体的に数字で評価できる指標を決めておくと良いです。
評価の結果、以下の表のようになりました。

計画より遅れたところ、早く終わったところなどがあります。全体の進捗はどうでしょうか。このような情報をもとに問題点を明らかにしたり、計画を修正するかどうかの検討材料にしましょう。

ACTION(改善)

評価によって課題が分かったので改善方法を考えます。進捗が早ければ他の作業にリソースを割くことを検討したり、クオリティを上げるようにします。遅れが発生していれば、手が空いている人に手伝ってもらったり、作業時間を増やしたりして改善しましょう。

PLAN(計画)

改善策がACTIONによって決められたらそれを織り込んで計画を立て直しましょう。

こうしてP→D→C→A→P→D→C→A・・・とサイクルを回していくで業務の効率や質がどんどん改善していくのです。

3.PDCAサイクルを仕事に生かそう!

PDCAサイクルをうまく取り入れれば、仕事の効率化ができたり、クオリティを向上させることができます。

PDCAサイクルは改善手法として多くのモノづくり現場や企業で採用されてきた実績があります。ここ最近、働き方改革やコロナウイルスの影響で仕事の仕方について考える必要が出てきました。効率的に仕事をするためにも、PDCAサイクルを普段の行動に取り入れない手はないでしょう。

例えば1つの業務の中で良かったところ、悪かったところを明確にしていき、次に行うときにはその改善策を織り込んで計画・実行する。このサイクルを回すことで日々の仕事を改善していきましょう。

PDCAサイクルはもう古いとか言われたり、別のサイクルが提唱されたりもしている。とにかく実行していってリードタイムを短くすることが大事だという意見もあります。しかし、仕事の基本として十分に通用する考えだと私は思います。

働き方改革や、業務効率化が昨今話題になっています。皆さんも是非この機会にPDCAサイクルを取り入れて効率的に質の高い仕事をしましょう!

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