今からでも実践できる仕事を効率化する方法！

こんにちは！のーちです！コロナによる自粛ムードも落ち着いてきましたね。

仕事の仕方が変化してくなかで、在宅ワークで仕事の効率が上がったという人もいれば、逆に効率が悪くなった人も…

今回は

・仕事を効率化したいけどどうすればいいかわからない

・今の仕事の仕方は効率が悪いと感じてる・

・残業を減らしたい

・効率よく仕事をする方法やツールが知りたい

そんな方向けに仕事効率化についての記事です。

仕事を効率化する方法

はじめに仕事は80%を目指しましょう。これがとっても大切です。

どうせ100%のものなんて出来ないのです。しかも80%でいいのに、100%の仕事をしたら20%の損をしています。なので80％を仕事のゴールに決めて、どれくらいの労力を割くべき仕事なのかを明確にして、ムダな仕事をしないようにしましょう。

次にテンプレートを作りましょう。いわゆる標準化です。

仕事には「価値のある仕事」と「価値のない仕事」があります。メールを打ったり、形だけの書類など価値のない仕事は意外と多いです。

これらに時間をかけるのは無駄なので、テンプレートを作って機械的にこなしていきましょう。

会社のメールでOutlookを使っている方は多いと思いますが、実はOutlookには定型文を登録する機能があります。同じようなメールを何度も打つ方はこの機能を使うと爆発的に効率が上がりますよ！

一方で、新しいものを作ったり、アイデアを形にするなどクリエイティブな仕事は価値のある仕事です。

これらは会社の利益にもなりますし、あなたの評価にも繋がります。価値のない仕事をさっさとこなして、価値のある仕事に時間を割きましょう。

最後は「楽するための努力をする」です。面倒な計算を簡単にするためにエクセルシートを事前に作っておいたり、複雑な申請のフローチャートを用意したり、この辺りは標準化と少し似ていますね。

あとで楽するために、事前にしっかり準備をしておくわけです。こうすると仕事が楽になるだけでなく、副産物としてミスが減ります。手順や方法が明らかになっているからです。

あとは後輩や新人を育てたり、時間はかかるけど将来的に自分の為になることは積極的にしましょう。サボるための努力を惜しまない。これが仕事の効率をどんどんあげていくポイントです。

ちなみにアウトソーシングという方法もありますが、今回はあくまでも個人のスキルや方法だけでまとめました。

仕事の効率を上げても、これまでこなしていた仕事量を変えてはいけません。ここが意外とうまく行かないところです。

仕事の効率が良くなると、ついつい仕事の量を増やしてしまいがちです。その結果、また残業になってしまっては意味がありません。

海外の企業では年俸制だったり、業務の範囲を書面で取り交わしたりしますが、日本の企業では時間ができると無限に仕事を回されます。しかし、仕事をたくさんこなしても給料は変わらないのです。これはとてもコスパが悪いです。

仕事を効率化できたら残業しないこと、そして余った時間は仕事のクオリティをあげることに使う。これを守りましょう。

言い方を変えると正しい手の抜き方を覚えるといった感じです。仕事ができる人は手の抜き方が上手い人が多いです。

仕事を効率化してできた時間の正しい使い方は、毎日定時で帰って趣味や副業の時間にすることです。

仕事の効率を上げると、これまでしていた残業がなくなったりと時間の余裕が生まれます。

その分趣味や遊び、副業などの時間をつくれるのです。そうすると副業の結果として収入が増えたり、趣味で新しい交友関係ができたりします。

こうしてQOLがどんどん上がって人生が豊かになります。しかも効率的に仕事をこなせるあなたは会社での評価もあがります。それはあなたの自信につながるでしょう。

自信があるから、自然と仕事やプライベートも充実する。自己肯定感もあがり、精神的にも金銭的にも肉体的にもいいこと尽くめ。こうしてQOL爆上げの無限ループに入ります。

仕事の効率をあげて、残業せずに趣味や副業をする。QOLをあげてより良い人生を楽しみましょう。